Ohjeet

Liitteet ja asiakirjan säilytys

Asiakirjoja ei säilytetä pysyvästi Kiinteistövaihdannan palvelussa.

Allekirjoitetut valmiit asiakirjat säilytetään palvelussa väliaikaisesti 12 kuukauden ajan. Tuona aikana voit halutessasi tallentaa esimerkiksi kauppakirjan liitteineen omalle tietokoneellesi. Poikkeuksena ovat esisopimukset, joita säilytetään palvelussa niiden voimassaoloajan verran.

Allekirjoitushetkellä palvelu yhdistää seuraavat liitteet luovutuskirjaan tai hakemukseen automaattisesti:

  • allekirjoitukseen käytetty sähköinen valtakirja
  • allekirjoitettu sähköinen suostumus
  • allekirjoitettu sähköinen sitoumus
  • määräalan karttakuva (vain määräalan luovutuskirjassa)
  • muut käyttäjän lisäämät liiteasiakirjat 

Huomaathan, että kaikilla luovutuksen/hakemuksen osapuolilla on oikeudet nähdä asiakirjan sisältö kokonaisuudessaan mukaan lukien siihen luonnostelun aikana lisätyt liitteet.

Liitteiden ja asiakirjojen säilytysvastuu

Allekirjoitushetken asiakirjakokonaisuus lähtee automaattisesti kirjaamisviranomaiselle, joka arvioi jokaisen asiakirjaliitteen arkistointitarpeen erikseen. Kirjaamisviranomainen arkistoi kirjaamisratkaisun perusteena olevat asiakirjat sekä kaikki palvelussa laaditut liiteasiakirjat, kuten luovutuskirjat, valtakirjat, sitoumukset ja suostumukset.

Erityisesti vapaamuotoiset liiteasiakirjat eivät aina vaikuta kirjaamisratkaisuun jolloin kirjaamisviranomainen ei niitä välttämättä arkistoi.

Sinulla on sellaisten liitteiden säilytysvastuu, jotka olet tuonut palveluun sen ulkopuolelta ja jotka eivät ole kirjaamisratkaisun perusteasiakirjoja. Asiakirjat säilyvät palvelussa väliaikaisesti. Voit tallentaa ne tuona aikana omalle tietokoneellesi.

Sopimusorganisaatiot voivat siirtää valmiit asiakirjat automaattisesti omaan palveluunsa arkistoitavaksi. Tiedustele palvelusta omalta kiinteistönvälittäjältäsi.