Fastighetsöverlåtelse­tjänsten

Hjälp

Gå till anvisningens innehållsförteckning

Fördjupning om skriftliga allmänna fullmakter

Skriftliga allmänna fullmakter i Fastighetsöverlåtelsetjänsten

1. Inledning

I Fastighetsöverlåtelsetjänsten kan man även verka med stöd av en fullmakt. Huvudregeln är då att den som har rätt att göra en överlåtelse eller ansökan i tjänsten loggar in och ger en elektronisk fullmakt. Oftast handlar det om en specificerad fullmakt som ger fullmaktshavaren rätt att företa en viss överlåtelsehandling eller göra en viss ansökan i Fastighetsöverlåtelsetjänsten. Fullmakten kan vara en underskriftsfullmakt eller begränsas till att fullmaktshavaren endast har rätt att göra utkast till överlåtelsehandlingar eller ansökningar (utkastfullmakt).

Framförallt för organisationer vilkas lagstadgade företrädare (firmatecknare) tills vidare inte kan identifieras elektroniskt har vi önskat ge möjlighet att även verka med stöd av en skriftlig allmän fullmakt i Fastighetsöverlåtelsetjänsten. Om detta föreskrivs i 9 a kap. 1 § 3 mom. i jordabalken: ”Genom en fullmakt  till den systemansvarige kan någon annan ges en generell fullmakt att använda ärendehanteringssystemet för fullmaktsgivarens räkning eller rätt att använda ärendehanteringssystemet för fullmaktsgivarens räkning utan att godkänna dokument.”

Den ovannämnda bestämmelsen möjliggör alltså att man i Fastighetsöverlåtelsetjänsten  även kan verka för en sådan organisations räkning som i regel skulle bli exkluderad därför att möjlighet till elektronisk identifiering av firmatecknare saknas. En sådan organisation kan ge en skriftlig allmän fullmakt för tjänsten till en viss person. Fullmakten lämnas till Lantmäteriverket. Lantmäteriverket ser till att fullmaktshavaren sparas manuellt i systemet. Därefter kan fullmaktshavaren företräda organisationen vid överlåtelsehandlingar, ansökningar och andra handlingar som företas i Fastighetsöverlåtelsetjänsten .

I denna anvisning behandlas betydelsen av en sådan skriftlig allmän fullmakt samt kraven som gäller givande och innehållet av fullmakter. Dessutom behandlas myndighetsförfarandet i samband med sparande av fullmakten. Väsentliga är också Lantmäteriverkets mallar för skriftliga allmänna fullmakter och ansökningar om att spara dem.

2. En skriftlig allmän fullmakt ger fullmaktshavaren omfattande rättigheter

Som namnet utvisar handlar det om en fullmakt som ger fullmaktshavaren mycket omfattande behörighet. Detta gäller framförallt då fullmaktshavarens rättigheter inte begränsats till utkast utan inkluderar rätt att godkänna handlingar på fullmaktsgivarens vägnar (underskriftsfullmakt). Då är det inte bara fråga om en teknisk användarrättighet till tjänsten. Fullmakten ger fullmaktshavaren behörighet att företräda den fullmaktsgivande organisationen mot tredje part i alla typer av rättshandlingar och ansökningar som kan företas i Fastighetsöverlåtelsetjänsten. De rättshandlingar eller ansökningar som företas i tjänsten blir i princip bindande för den fullmaktsgivande organisationen på samma sätt som då organisationens lagstadgade företrädare (firmatecknare) själva företar sådana genom sin ställning. Med lagstadgad företrädare avses här just en sådan person som har rätt att företräda organisationen och teckna dess firma.

Fullmaktshavarens behörighet att företräda den fullmaktsgivande organisationen omfattar då bland annat följande rättshandlingar och ansökningar i  Fastighetsöverlåtelsetjänsten:

  • Överlåtelse av fastigheter som ägs av fullmaktsgivande organisation
  • Överföring av arrenderätter eller motsvarande nyttjanderätter (när överförd egendom har en s.k. anläggningsbeteckning) som är i fullmaktsgivande organisations namn och införda i lagfarts- och inteckningsregistret
  • Företräda fullmaktsgivande organisation vid överlåtelsehandlingar som gäller ovannämnda objekt när organisationen har rollen som förvärvare i avtalet
  • Sluta föravtal om överlåtelse eller förvärv av ovannämnda objekt
  • Ansöka om inteckning av fastigheter som organisationen äger eller dess inteckningsbara arrende- eller andra nyttjanderätter
  • Överföring av elektroniska pantbrev som är i fullmaktsgivande organisations namn
  • Ingå förbindelser om säkerheter i samband med överlåtelser på fullmaktsgivande organisations vägnar

Den allmänna fullmakten i Fastighetsöverlåtelsetjänsten ger fullmaktshavaren behörighet att företräda den fullmaktsgivande organisationen i ovannämnda handlingar utan att fullmakten på förhand kopplas till exempelvis en viss fastighet eller vissa fastigheter. Fullmakten är inte heller begränsad till exempelvis inteckningsbelopp eller objekt för överföringsbara elektroniska pantbrev eller nya mottagare av dessa pantbrev. Sådana begränsningar kan inte inkluderas i allmänna fullmakter. Endast allmänna fullmakter utan sådana ytterligare begränsningar kan sparas i Fastighetsöverlåtelsetjänsten. Den enda begränsning som kan inkluderas i fullmakten är följande: man kan på allmän nivå bestämma ett fullmaktsspecifikt maximipris för fullmaktshavarens överlåtelser av fullmaktsgivarens fastigheter i tjänsten. 

När det handlar om att företräda organisationen skiljer man mellan vem eller vilka som har rätt att besluta om en viss rättshandling eller ansökan som företas på organisationens vägnar och vem eller vilka som får företräda organisationen utåt när rättshandlingen eller ansökan företas (behörighet). När organisationen företräds i Fastighetsöverlåtelsetjänsten krävs att företrädaren har en sådan rätt att företräda organisationen utåt, dvs. firmateckningsrätt. Eftersom inget annat krävs i Fastighetsöverlåtelsetjänsten kan tredje part, t.ex. motparten eller inskrivningsmyndigheten, inte alls veta om företrädarens rättshandling eller ansökan genom tjänsten skulle ha krävt beslut av ett visst behörigt organ i organisationen eller om ett sådant beslut redan har fattats. Detta gäller i princip även när organisationen företräds med stöd av en skriftlig fullmakt som sparats i Fastighetsöverlåtelsetjänsten.

3. Indelning i skriftliga allmänna fullmakter med undertecknanderätt eller endast utkasträtt

Som framgått ovan kan en skriftlig allmän fullmakt ge fullmaktshavaren utkasträtt i samband med rättshandlingar och ansökningar som företas i Fastighetsöverlåtelsetjänsten utan rätt att underteckna handlingar som gäller dem. En sådan utkastfullmakt ger fullmaktshavaren rätt att på organisationens vägnar upprätta handlingar för alla ärendetyper i systemet inklusive överlåtelsehandlingar, föravtal, ansökningar och förbindelser om säkerheter. Utkasträtten ger fullmaktshavaren möjlighet att företräda organisationen vid överlåtelser eller ansökningar och upprättandet av tillhörande handlingar fram till en punkt då endast den slutliga underskriften för rättshandlingen eller ansökningen fattas. Underskriften på organisationens vägnar kan då göras av t.ex. en företrädare som fått en skriftlig allmän fullmakt med undertecknanderätt.

4. Fullmaktskedjor i Fastighetsöverlåtelsetjänsten

Fullmaktskedjor kan inte skapas i Fastighetsöverlåtelsetjänsten. Här är den allmänna utgångspunkten att förhållandet mellan fullmaktsgivaren och fullmaktshavaren ska bygga på ett särskilt förtroende. Fullmakten skulle kunna överföras, om den uttryckligen ger rätt till detta. Vi har dock inte byggt in stöd för detta alternativ i den elektroniska miljön.

Det ovannämnda medför vissa begränsningar i det som organisationens företrädare kan företa med stöd av en allmän fullmakt som sparats i systemet. Företrädaren kan inte ge nya fullmakter i Fastighetsöverlåtelsetjänsten  på den företrädda organisationens vägnar. Med stöd av en allmän fullmakt kan man inte heller företräda den fullmaktsgivande organisationen i ärenden där organisationen själv har en roll som fullmaktshavare. Detta innebär att man med stöd av den allmänna fullmakten inte kan ta i bruk en fullmakt som organisationen fått av någon annan aktör i tjänsten. I denna roll kan organisationen endast företrädas av en lagstadgad firmatecknare vars status systemet kan kontrollera i något elektroniskt register (t.ex. handelsregistret) eller som i tjänsten handlar på organisationens vägnar genom ett separat avtalat autentiseringsgränssnitt.

5. När systemadministratören sparar företrädarens behörighet i Fastighetsöverlåtelsetjänsten ska detta alltid grunda sig på en fullmakt

5.1 Lagstadgade firmatecknare sparas inte i systemet

För att undvika missförstånd bör det i sammanhanget betonas att systemadministratören (Lantmäteriverket) inte sparar företrädaruppgifter i Fastighetsöverlåtelsetjänsten direkt grundat på personernas firmateckningsrätt som organisationens lagstadgade företrädare. 9 a kap. 1 § 3 mom. i jordabalken avser inte att uppgifter om sådana företrädare sparas manuellt av Lantmäteriverket.

Detta innebär bland annat att Lantmäteriverket i egenskap av systemadministratör inte ens på begäran sparar firmatecknare direkt från handelsregisterutdrag för till exempel aktiebolag, bostadsaktiebolag eller andelslag. Detta borde inte heller behövas eftersom dessa företrädares behörighet kan kontrolleras elektroniskt i handelsregistret genom systemet.

Vidare innebär detta att firmatecknare i t.ex. stiftelse- eller föreningsregisterutdrag heller inte sparas i systemet som organisationens företrädare. Därtill sparas inte kommundirektörer eller borgmästare som kommunföreträdare trots att dessa (och enbart dessa) på grundval av sin ställning har en sådan allmän rätt att teckna kommunens firma som förutsätts i Fastighetsöverlåtelsetjänsten. De organisationer som räknats upp här är exempel på organisationer vilkas firmatecknare systemet hittills inte kan kontrollera i något register. Trots detta sparas inte heller dessa firmatecknare i systemet av Lantmäteriverket.

Inte heller sparas styrelseledamöter i t.ex. privaträttsliga organisationer såsom aktiebolag eller föreningar trots att dessa alltid har rätt att företräda organisationen och teckna dess firma. När systemet kan kontrollera aktuella styrelseledamöter i sådana organisationer elektroniskt, t.ex. i handelsregistret, kan dessa gemensamt företräda organisationen i Fastighetsöverlåtelsetjänsten. Om kontrollen inte kan göras elektroniskt för vissa organisationer (t.ex. föreningar), kan möjlighet att företräda organisationen i Fastighetsöverlåtelsetjänsten heller inte ges på så sätt att styrelseledamöterna sparas i systemet av Lantmäteriverket.

5.2 Sparade företrädares status i systemet bygger på fullmakt

Däremot sparas företrädare i systemet manuellt av systemadministratören när de ovan beskrivna lagstadgade företrädarna (firmatecknarna) gett en skriftlig allmän fullmakt för användning av Fastighetsöverlåtelsetjänsten på organisationens vägnar. När en person som företräder organisationen sparas av Lantmäteriverket ska behörigheten att företräda organisationen alltid bygga på fullmakt.

Det finns givetvis en orsak till detta förfarande. Systemet ska inte ge företrädaren möjlighet att verka i Fastighetsöverlåtelsetjänsten under längre tid än giltighetstiden för personens behörighet att företräda organisationen. Detta innebär att behörighetens giltighet alltid ska kontrolleras när företrädaren verkar på organisationens vägnar i tjänsten. Behörigheten för en företrädare med allmän fullmakt fortlöper tills fullmakten återkallas på behörigt sätt. I praktiken förutsätter återkallandet att företrädaren även förlorar sin status som fullmaktshavare i Fastighetsöverlåtelsetjänsten. Om återkallandet inte registrerats i tjänsten och inte kan kontrolleras av systemet, förlitar sig systemet på att den allmänna fullmakten är giltig.

Firmatecknarens rätt att företräda organisationen upphör dock normalt senast då denne avförts från denna ställning i det berörda organisationsregistret. Om företrädaren sparas manuellt i Fastighetsöverlåtelsetjänsten grundat på firmateckningsstatusen kan man i och för sig utgå från att personens behörighet att företräda organisationen är giltig när uppgiften sparas. I den fortsatta användningen av Fastighetsöverlåtelsetjänsten kan systemet dock inte med säkerhet försäkra sig om att behörigheten fortfarande är giltig trots att personen sparats i systemet som organisationens företrädare. Personen skulle kunna finnas kvar i systemet mycket länge efter att ha blivit avförd som firmatecknare ur det berörda organisationsregistret. Problemet gäller framförallt organisationer och företrädare för vilka systemet inte elektroniskt kan kontrollera om personen fortfarande har firmateckningsstatus enligt berörda register. Behovet av att systemadministratören manuellt sparar företrädare i Fastighetsöverlåtelsetjänsten aktualiseras enbart i fråga om sådana organisationer.

6. Vem kan ge en skriftlig allmän fullmakt på organisationens vägnar?

6.1 Den som ger en allmän fullmakt ska ha allmän behörighet att företräda organisationen

Den som ger en allmän fullmakt ska naturligtvis ha minst lika stor behörighet att företräda organisationen som omfattningen av den behörighet som fullmaktshavaren får genom fullmakten. Ovan (stycke 2) behandlades redan omfattningen av fullmaktshavarens behörighet, som är ganska stor oberoende av organisation. En så omfattande behörighet har bara organisationens lagstadgade företrädare, dvs. en person, personer eller ett organ som enligt den berörda lagstiftningen har rätt att teckna firman. Den som ger en allmän fullmakt ska i regel ha allmän behörighet att företräda organisationen utåt, dvs. firmateckningsrätt på organisationens vägnar i alla ärenden.

6.2 Oftast är det organisationens styrelse eller motsvarande organ som har rätt att företräda organisationen

Rätten att företräda organisationen bestäms alltid enligt lagstiftningen om respektive organisation. Ofta utgår bestämmelserna från att denna rätt finns hos något av dess organ. Oftast är det organisationens styrelse eller motsvarande organ (t.ex. direktionen). I egenskap av lagstadgad företrädare kan således t.ex. en kommunstyrelse eller en styrelse för ett aktiebolag eller en förening ge allmänna fullmakter. Organen utövar rätten att företräda organisationen enligt det föreskrivna förfarandet (t.ex. om sammankallande, beslutsförhet etc.) i respektive fall. Detta ska beaktas när den allmänna fullmakten ges. Centralt är dock att observera att det handlar om fullmaktsgivning, dvs. ett organ som har rätt att företräda organisationen ger någon annan rätt att utöva denna rätt på organisationens vägnar i Fastighetsöverlåtelsetjänsten.

Detta innebär bl.a. att saken inte får blandas ihop med vilket förfarande som ska iakttas när organisationens allmänna firmateckningsrätter ges. Det handlar inte om att bevilja firmateckningsrätter utan om en fullmakt. Samtidigt innebär detta att rätten att företräda organisationen enligt fullmaktsprincipen är giltig så länge som fullmakten inte har återkallas. Vidare innebär detta att det handlar om en fullmakt från ett behörigt organ även när beslutet i enlighet med bestämmelserna och praxisen ges i form av ett protokoll. Eftersom vissa uppgifter alltid ska anges i en allmän fullmakt för Fastighetsöverlåtelsetjänsten är det motiverat att Lantmäteriverkets fullmaktsmall med behövliga uppgifter ifyllda används som bilaga till protokollet. Fullmakten som fogas till protokollet ska då undertecknas av de vid sammanträdet närvarande ledamöter som godkänt den. Det är inte heller omöjligt att man i protokollet anger vem eller vilka som på organets vägnar ska underteckna det bifogade protokollet.

6.3 En allmän fullmakt kan även ges av personer med firmateckningsstatus

I gemenskapslagstiftningen är det vanligt att befogenheten att företräda en organisation inte är begränsad till dess organ. Rätten kan ha getts till en viss befattningshavare direkt enligt lag eller organet kan inom lagens och t.ex. bolagsordningens eller stadgarnas ram bestämma vem som utöver styrelsen ska ha rätt att företräda organisationen, dvs. teckna firman. En särskilt beviljad befogenhet att företräda organisationen kan kopplas till en viss ställning eller ges till vissa namngivna personer oberoende av deras formella ställning. Situationen varierar beroende på organisationstyp. Firmatecknarens rätt att företräda organisationen är i regel lika stor som styrelsens eller ett motsvarande organs.

En allmän fullmakt för användning av Fastighetsöverlåtelsetjänsten kan även ges på organisationens vägnar av en i förra stycket åsyftad firmatecknare som har eller har fått rätt att teckna firman. Om firmatecknaren endast har rätt att företräda organisationen i förening med en annan person ska bägge underteckna fullmakten.

Exempel på sådan firmateckningsrätt:

  • Kommundirektörens eller borgmästarens rätt att teckna kommunens firma (24 § 5 mom. i kommunallagen)
  • Styrelseledamotens eller verkställande direktörens rätt att teckna aktiebolagets firma med stöd av bolagsordningen (6 kap. 26 § i aktiebolagslagen)
  • Styrelsen kan ge någon av sina ledamöter, verkställande direktören eller någon annan namngiven person rätt att företräda bolaget, om bolagsordningen har gett styrelsen rätt att bevilja sådan firmateckningsrätt (6 kap. 26 § i aktiebolagslagen)
  • I en förening har styrelseordföranden rätt att ensam teckna föreningens firma under förutsättning att stadgarna begränsat den så att firman endast får tecknas tillsammans med en annan person (36 § 1 och 3 mom. i föreningslagen)
  • I en förening får vice styrelseordföranden teckna föreningens firma tillsammans med styrelsens sekreterare eller med någon annan styrelseledamot under förutsättning att föreningens stadgar ger en sådan firmateckningsrätt (36 § 2 mom. i föreningslagen)

Vilka som har firmateckningsrätt i privaträttsliga organisationer framgår av berörda register, t.ex. handelsregistret eller föreningsregistret. I princip kan man förlita sig på uppgifterna som dessa register ger om befogenheten att företräda organisationen.

Rätten att ge en allmän fullmakt för användning av Fastighetsöverlåtelsetjänsten finns hos instanser som har rätt att företräda organisationen (se stycke 6) såväl när fullmakten ger fullmaktshavaren rätt att godkänna handlingar i systemet på organisationens vägnar (underskriftsfullmakt) som när den ger utkasträtt (utkastfullmakt). I sistnämnda fall ska fullmaktsgivaren alltså ha samma befogenhet att företräda organisationen som när en underskriftsfullmakt ges.

7. Vem kan vara fullmaktshavare i en skriftlig allmän fullmakt

7.1 Privatperson fullmaktshavare

Fullmaktshavaren är normalt en privatperson. Denna person ska ha uppnått myndighetsåldern och vara myndig, dvs.  ej under intressebevakning. Fullmaktshavaren ska ha en finländsk personbeteckning.

Utgångspunkten är att personer inte kan sparas som någon annans företrädare i Fastighetsöverlåtelsetjänsten utan att ge sitt samtycke. Fullmaktshavaren bör alltså ge sitt samtycke till att bli införd i systemet som fullmaktshavare med en allmän fullmakt. Samtycket kan dock framgå av att personen själv begär att fullmakten sparas i tjänsten. Så är inte alltid fallet och därför rekommenderas att även fullmaktshavaren undertecknar fullmakten eller ger ett skriftligt samtycke som fogas till ansökan om att spara fullmakten.

Om det av ärendet framgår att fullmaktshavaren är en befattningshavare eller anställd i organisationen, behövs inte dennes underskrift i fullmakten eller ett separat samtycke.

Inget hindrar att fullmaktshavaren tillhör fullmaktsgivarna i egenskap av organisationens lagstadgade firmatecknare. Då kan fullmaktshavaren dock inte underteckna fullmakten som företrädare för fullmaktsgivaren, dvs. organisationen. Att ge sig själv fullmakt att företräda organisationen i Fastighetsöverlåtelsetjänsten skulle innebära s.k. självkontraktering. Fullmakten kan dock undertecknas på organisationens vägnar av en eller flera av de andra firmateckningsberättigade eller av ett organ med befogenhet att företräda organisationen, t.ex. styrelsen. Observera att en lagstadgad firmatecknare som fått fullmakt verkar i Fastighetsöverlåtelsetjänsten som fullmaktshavare och inte med stöd av firmateckningsstatusen.

Flera personer kan ges fullmakt i samma allmänna fullmakt. Fullmaktshavarnas rätt att företräda organisationen i Fastighetsöverlåtelsetjänsten ska dock vara självständig, dvs. fullmakten får t.ex. inte begränsas så att en fullmaktshavare endast får företräda fullmaktsgivaren i förening med övriga fullmaktshavare. Fullmakter med sådana begränsningar kan inte sparas i tjänsten.

7.2 Organisation fullmaktshavare

I princip finns det inga hinder för att en organisation är fullmaktshavare i en allmän fullmakt. Detta förutsätter att fullmaktshavaren är en organisation med rättskapacitet och har införts i det berörda registret. Organisationen ska ha ett finländskt FO-nummer. Den ska även vara av sådan typ att dess företrädare kan identifieras elektroniskt i Fastighetsöverlåtelsetjänsten. Annars har organisationen ingen nytta av fullmakten i Fastighetsöverlåtelsetjänsten .

8. Innehållskrav för skriftliga allmänna fullmakter

Fullmakten ska vara undertecknad av fullmaktsgivaren och daterad. Namnförtydliganden och personernas befattningar i organisationen ska anges vid undertecknarnas namn. Dessutom ska organisationens firma anges intill underskrifterna. Från fall till fall är det motiverat att även fullmaktshavaren undertecknar fullmakten (se stycke 7 ovan).

Fullmakten ska klart utvisa att det handlar om en fullmakt som avses i 9 a kap. 1 § 3 mom. i jordabalken genom vilken fullmaktshavaren ges en generell fullmakt att använda de ärendehanteringssystem som avses i jordabalken, dvs. det elektroniska handelssystemet och inteckningssystemet (= Fastighetsöverlåtelsetjänsten) för fullmaktsgivarens räkning. Det är inte nödvändigt att göra en direkt hänvisning till jordabalkens bestämmelse (9 a kap. 3 § 1 mom.).

Endast en allmän fullmakt för att företräda organisationen i Fastighetsöverlåtelsetjänsten  kan sparas i systemet av Lantmäteriverket. Med undantag för den nedan omnämnda köpeskillingsbegränsningen får fullmakten inte innehålla några som helst begränsningar av inom vilka ärenden eller gränser fullmaktshavaren kan verka på organisationens vägnar i Fastighetsöverlåtelsetjänsten . Fullmakten ska således gälla alla åtgärder som kan företas i de berörda elektroniska ärendehanteringssystemen. Åtgärderna behöver inte räknas upp i fullmakten. Uppräkningen skulle enkelt kunna förhindra att fullmakten (eller fullmaktshavaren) sparas i systemet, om man utlämnar en viss  typ av rättshandling, förbindelse eller ansökan som kan företas i Fastighetsöverlåtelsetjänsten. Fullmakten ska ge fullmaktshavaren allmän rätt även i den meningen att såväl handelssystemet som inteckningssystemet omfattas, dvs. hela Fastighetsöverlåtelsetjänsten. Den enda begränsning som kan inkluderas i fullmakten är följande: man kan på allmän nivå bestämma ett fullmaktsspecifikt maximipris för fullmaktshavarens överlåtelser av fullmaktsgivarens fastigheter i tjänsten. 

Fullmakten ska ange om den ger fullmaktshavaren rätt att använda Fastighetsöverlåtelsetjänsten på fullmaktsgivarens vägnar för godkännande eller undertecknande (underskriftsfullmakt) eller endast rätt att göra utkast till handlingar (utkastfullmakt).

Fullmaktsgivaren, dvs. organisationen på vars vägnar fullmakten getts, ska vara specificerad med både FO-nummer och namn.

Fullmaktshavaren ska specificeras med personbeteckning eller undantagsvis med FO-nummer, om det är en organisation.

9. Ansökan om att spara en allmän fullmakt i systemet och tillämpat förfarande

9.1 Först

Det är en myndighetsuppgift att spara den allmänna fullmaktens fullmaktshavare i Fastighetsöverlåtelsetjänsten som företrädare för fullmaktsgivaren. Uppgiften åligger Lantmäteriverket såsom administratör av tjänsten. Här är det fråga om en särskild typ av förvaltningsärende som i tillämpliga delar handläggs enligt allmänna bestämmelser om förvaltningsprocessen. För att spara fullmaktshavaren i systemet debiteras en avgift enligt gällande prislista (se stycke 10).

9.2 Ärendet om att spara en allmän fullmakt blir anhängigt genom ansökan

Ärendet om att spara en allmän fullmakt kan anhängiggöras genom en skriftlig ansökan till Lantmäteriverket. Ansökan och den allmänna fullmakten ska levereras till följande adress:

kirjaamo@maanmittauslaitos.fi

eller

Lantmäteriverket
Registratorskontoret
PB 84
00521 Helsingfors

9.3 Ansökningens innehåll och bilagor

93.1 Ansökningens innehåll

Sökandens yrkanden inklusive motiveringar ska framgå av ansökan. Här avser yrkandena i praktiken att den skriftliga allmänna fullmakten (dess fullmaktshavare) sparas i Fastighetsöverlåtelsetjänsten som företrädare för organisationen. I motiveringarna kan man helt enkelt hänvisa till den bifogade skriftliga fullmakten.

Sökandens namn och kontaktuppgifter ska framgå av ansökan. Antingen fullmaktsgivaren eller -havaren kan vara sökande.

Sökanden ska också ange de andra sakägarnas namn och kontaktuppgifter i ansökan. Både fullmaktsgivaren och -havaren är alltid sakägare. Om fullmaktsgivaren är sökande ska alltså fullmaktshavarens namn och kontaktuppgifter anges. Likaså ska fullmaktsgivarens namn och kontaktuppgifter anges, om fullmaktshavaren är sökande. I vissa fall kan samma kontaktuppgifter anges, om t.ex. fullmaktshavaren är anställd i den fullmaktsgivande organisationen. Då ska man ange att båda har samma kontaktuppgifter.

Om sökanden företräds av ett ombud i ärendet ska ombudets namn och kontaktuppgifter anges.

Obligatoriska kontaktuppgifter är adress och telefon där sökanden eller ombudet kan anträffas under tjänstetid. Önskvärt är att även sökandens och ett eventuellt ombuds elektroniska kontaktuppgifter (e-postadress) anges.

Ansökan undertecknas av sökanden eller dennes ombud.

Vi rekommenderar att Lantmäteriverkets ansökningsblankett används för ansökan om att spara fullmakten.

93.2 Bilagor till ansökan

Den skriftliga allmänna fullmakten ska alltid bifogas ansökan i original.

Om sökanden företräds av ett ombud ska en redogörelse för ombudets befullmäktigande bifogas. En öppen ombudsfullmakt räcker. Advokater och offentliga rättsbiträden behöver i princip inte förete en fullmakt.

För att spara företrädaren eller fullmaktshavaren i Fastighetsöverlåtelsetjänsten krävs att den skriftliga allmänna fullmakten har getts av en person eller ett organ med rätt att göra detta på organisationens vägnar. Handlingar som behövs för utredning av detta ska bifogas ansökan. Dessa varierar naturligtvis beroende på situationen. Om fullmakten getts av organisationens firmatecknare (ensam eller i förening) och dennes firmateckningsrätt framgår av ett register till vilket Lantmäteriverket har systemåtkomst behöver ingen särskild utredning bifogas ansökan. Om fullmaktsgivarens eller fullmaktsgivarnas firmateckningsrätt inte framgår av dessa register ska en utredning som visar deras rätt att företräda organisationen bifogas ansökan.

Lantmäteriverket har tillgång till följande organisationsregister:

  • Handelsregistret
  • Föreningsregistret (ej stadgar)
  • Stiftelseregistret (ej stadgar)

Om fullmakten ges efter beslut av ett organ med befogenhet att företräda organisationen ska även beslutsprotokollet eller ett utdrag ur det bifogas ansökan förutom den allmänna fullmakten i original. Protokollet eller utdraget ska visa att organet sammankallats lagligt och att det är beslutfört. Protokollet eller utdraget ska visa att det godkänts av justeringsmännen. En bestyrkt kopia av protokollet eller utdraget räcker.

När fullmaktshavaren skriftligt gett sitt samtycke till att antecknas som fullmaktsgivarens företrädare i fullmakten och Fastighetsöverlåtelsetjänsten ska även detta samtycke bifogas ansökan i original eller som bestyrkt kopia. Beroende på situationen kan även andra bilagor behövas. Dessa begärs då separat av sökanden.

9.4 Vem kan vara sökande i ett ärende om sparande?

Ovan har det redan konstaterats att antingen fullmaktsgivaren eller -havaren kan begära att den allmänna fullmakten (eller fullmaktshavaren) sparas i Fastighetsöverlåtelsetjänsten.

När fullmaktsgivaren är sökande ska ansökan i regel undertecknas av en firmatecknare som har rätt att företräda organisationen. Om organisationen använder ett ombud i ärendet, ska denne likaledes ha en fullmakt som getts av organisationens firmatecknare.

Från fall till fall kan man även godta att någon annan än firmatecknaren undertecknar ansökan, om personen är anställd i organisationen och ärendet kan anses höra till arbetsuppgifterna (t.ex. verkställande direktören). Således handlar det om att tillställa en befintlig fullmakt som getts på behörigt sätt med en begäran att systemadministratören sparar den och inte om att ge själva fullmakten. Detta ska alltid göras av ett organ eller en firmatecknare med befogenhet att företräda organisationen.

Om fullmaktshavaren undantagsvis är en organisation krävs i regel att ansökan undertecknas av någon med firmateckningsstatus även när denna fullmaktshavare är sökande.

9.5 Komplettering av ansökan och hörande

Om ansökan är bristfällig i fråga om bilagorna eller på något annat sätt, kan sökanden ges en kompletteringsuppmaning. I kompletteringsuppmaningen ingår en tidsfrist som ska iakttas. Om tidsfristen inte iakttas kan ansökan avvisas eller avslås. Normal avgift debiteras även när ansökan avvisas eller avslås.

När ett ärende om att spara en allmän fullmakt behandlas kan andra sakägare utöver sökanden höras (antingen fullmaktsgivaren eller fullmaktshavaren beroende på vem som är sökande). Från fall till fall kan hörandet utgå t.ex. då det är uppenbart onödigt i ärendet.

9.6 Ärendets avgörande och hur fullmaktshavaren sparas i Fastighetsöverlåtelsetjänsten

Lantmäteriverket fattar först ett beslut om huruvida den allmänna fullmakten ska sparas. Därefter kan fullmaktshavaren sparas i Fastighetsöverlåtelsetjänsten. Fullmaktshavaren sparas givetvis endast i fall där beslutet är positivt, dvs. begäran om att spara fullmaktshavaren beviljas. Om ansökan eller dess bilagor är bristfälliga eller det finns något annat motiverat hinder för att spara fullmakten kommer ansökan att avslås eller avvisas. I ärendet meddelas alltid ett skriftligt beslut både vid positiva och negativa avgöranden. Vid negativt beslut bifogas en besvärsanvisning.

Fullmaktshavaren kan givetvis inte verka på fullmaktsgivarens vägnar i Fastighetsöverlåtelsetjänsten förrän denne sparats i tjänsten av systemadministratören.

10. Avgift för ett ärende om att spara en skriftlig allmän fullmakt

För beslut om att spara en skriftlig allmän fullmakt debiteras en avgift enligt prislistan. Ingen avgift debiteras för att ta bort en allmän fullmakt. Avgiften ska alltid kontrolleras i den gällande prislistan > Fastighetsöverlåtelsetjänsten.

11. Giltighet för en skriftlig allmän fullmakt och återkallande 

11.1 Allmänt om giltighet för en skriftlig allmän fullmakt för Fastighetsöverlåtelsetjänsten och återkallande

Som betonats i dessa anvisningar är personens rätt att företräda organisationen i Fastighetsöverlåtelsetjänsten med stöd av en i systemet sparad skriftlig allmän fullmakt grundad på den och inte på något annat. Fullmaktens giltighet och återkallande följer därmed de allmänna rättsreglerna i dessa frågor.

Fullmakten är giltig så länge som den inte har återkallats. Fullmakten kan återkallas när som helst. Det centrala är hur återkallandet ska ske i det enskilda fallet.

Allmänna bestämmelser om återkallande av fullmakter finns i lagen om rättshandlingar på förmögenhetsrättens område (12–18 §). Den nu aktuella skriftliga fullmakten för en ny elektronisk verksamhetsmiljö och en ikraftsättandeprocess som utöver fullmaktsgivaren och -havaren inkluderar Lantmäteriverket i en myndighetsroll som tredje part, är i vissa hänseenden en helt ny tillämpningssituation även ur återkallandesynpunkt. De allmänna bestämmelserna om återkallande av fullmakter enligt lagen om rättshandlingar ger inte nödvändigtvis ett entydigt svar på hur en sådan fullmakt ska återkallas och i vilket skede dess giltighet upphör.

Det närmast tillämpliga med tanke på dessa situationer förefaller vara ett återkallande enligt 15 § i lagen: ”Fullmakt, vilken grundar sig å skriftlig handling, som utgivits till fullmäktigen för att av honom innehavas och företes för tredje man, återkallas därigenom att fullmaktsgivaren återtager eller låter förstöra fullmaktshandlingen.” (15 § i lagen om rättshandlingar). En skriftlig fullmakt (fullmaktshandling) gällande användning av Fastighetsöverlåtelsetjänsten  ges på ett sätt för att ”innehavas” av datasystemet i stället för att innehas av fullmaktshavaren (fullmäktigen). Fullmakten ges främst för att ”företes” av datasystemet och inte i lika hög grad för att företes tredje man eftersom varje gång fullmaktshavaren verkar med stöd av fullmakten i Fastighetsöverlåtelsetjänsten, kontrollerar systemet elektroniskt fullmaktens existens åt den tredje parten. Så länge fullmakten är sparad i Fastighetsöverlåtelsetjänsten motsvaras detta av att fullmaktshavaren i en skriftlig miljö innehar fullmakten och kan uppvisa den för tredje part. En välgrundad tolkning skulle då vara att en skriftligt given allmän fullmakt för användning av Fastighetsöverlåtelsetjänsten blir återkallad först när systemadministratören tar bort den fullmakt som har sparats i tjänsten.

11.2 Systemadministratörens förfaringssätt när en allmän fullmakt i Fastighetsöverlåtelsetjänsten återkallas

En skriftlig allmän fullmakt som sparats i systemet gäller tills giltigheten registrerats som upphörd i tjänsten. Detta väcker frågan om hur och enligt vilket förfarande registreringen ska göras.

Om organisationens lagstadgade företrädare (firmatecknare) är elektroniskt identifierbara i Fastighetsöverlåtelsetjänsten, kan en skriftlig allmän fullmakt återkallas elektroniskt i tjänsten. Då är förfarandet relativt enkelt. Organisationens firmatecknare loggar in i systemet på normalt sätt och återkallar den allmänna fullmakten. Återkallandet träder i kraft med omedelbar verkan.

Ofta är det dock fråga om en organisation vilkas firmatecknare inte är elektroniskt identifierbara i tjänsten. Här har ju de skriftliga allmänna fullmakterna och de sparade fullmaktshavarna i Fastighetsöverlåtelsetjänsten ett av sina främsta användningsområden just därför att företrädare för vissa organisationer (t.ex. kommuner, föreningar, stiftelser) tills vidare inte är elektroniskt identifierbara i tjänsten. Hur kan dessa organisationer återkalla en allmän fullmakt för användning av Fastighetsöverlåtelsetjänsten, dvs. ta bort fullmakten från tjänsten?

Förfarandet har samma utgångspunkter som den tillämpade förvaltningsprocessen när fullmaktshavaren i en allmän fullmakt sparas i systemet. Processen genomförs i omvänd ordning. Systemadministratören (Lantmäteriverket) tar således bort den sparade fullmakten från Fastighetsöverlåtelsetjänsten efter en skriftlig begäran om borttagning. Borttagningsvillkoren är inte lika omfattande som villkoren för att spara fullmakten. Därmed kan också ett enklare förfarande tillämpas när begäran om borttagning behandlas och ärendet avgörs.

Begäran om borttagning kan sändas per post till adressen ovan eller elektroniskt till

kirjaamo@maanmittauslaitos.fi

Eftersom det handlar om återkallande av fullmakten är det motiverat att begäran om borttagning görs av fullmaktsgivaren. Den kan undertecknas av organisationens lagstadgade företrädare (firmatecknare). Ett separat beslut meddelas i borttagningsärendet. När begäran ankommit eftersträvas en relativt snabb borttagning av fullmakten från Fastighetsöverlåtelsetjänsten. Fullmaktshavaren hörs inte i ärendet.

Begäran ska klart utvisa att ärendet gäller borttagning av en fullmakt som sparats i Fastighetsöverlåtelsetjänsten på grundval av organisationens skriftliga allmänna fullmakt. Därtill ska följande uppgifter anges i begäran:

  • Sökandens (begärande fullmaktsgivarorganisations) namn, FO-nummer och kontaktuppgifter (gärna också e-postadress)
  • Fullmaktshavarens namn, personbeteckning (eller FO-nummer) och kontaktuppgifter. Fullmaktshavaren hörs inte, men får besked om att fullmakten tagits bort från tjänsten.
  • Namn, namnförtydligande och befattning i organisationen för den som undertecknar begäran
  • Vid behov lämnas en utredning om att den som undertecknat begäran har rätt att företräda fullmaktsgivarorganisationen i ärendet