Kiinteistövaihdannan palvelu

Kiinteistövaihdannan palvelua koskevat kirjalliset yleisvaltakirjat

1. Johdanto

Kiinteistövaihdannan palvelussa voidaan toimia myös valtakirjan nojalla. Pääsääntö on tällöin se, että se, jolla olisi oikeus tehdä luovutus tai hakemus palvelussa, kirjautuu järjestelmään ja antaa tarpeellisen valtuutuksen sähköisesti. Yleensä tällöin kysymyksessä on yksilöity valtakirja, joka antaa valtuutetulle oikeuden suorittaa jokin tietty luovutustoimi tai oikeuden tehdä jokin tietty hakemus Kiinteistövaihdannan palvelussa. Valtakirja voi olla ns.allekirjoitusvaltakirja tai valtuutus voi olla tätä rajoitetumpi antaen valtuutetulle oikeuden ainoastaan luovutuskirjan tai hakemuksen luonnosteluun (luonnosteluvaltakirja).

Erityisesti sellaisia yhteisöjä varten, joiden osalta ei ainakaan toistaiseksi pystytä sähköisesti tunnistamaan yhteisön lakimääräisiä edustajia (nimenkirjoittajia), on haluttu luoda mahdollisuus toimia Kiinteistövaihdannan palvelussa myös kirjallisen yleisvaltakirjan nojalla. Tämän osalta säädetään maakaaren 9 a luvun 1 §:n 3 momentissa:”Asiointijärjestelmän ylläpitäjälle toimitettavalla valtakirjalla  voidaan antaa toiselle yleinen valtuus käyttää asiointijärjestelmää valtuuttajan puolesta tai oikeus käyttää asiointijärjestelmää valtuuttajan puolesta asiakirjoja hyväksymättä.”

Edellä mainittu säännös mahdollistaa siis sen, että Kiinteistövaihdannan palvelussa voidaan toimia myös sellaisen yhteisön puolesta, joka pääsääntöisesti jäisi tämän palvelun ulkopuolelle sen nimenkirjoittajia koskevien sähköisten tunnistusmahdollisuuksien puuttuessa. Tällainen yhteisö voisi antaa jollekin yksittäiselle henkilölle palvelua koskevan kirjallisen yleisvaltakirjan, joka toimitettaisiin Maanmittauslaitokselle. Tämä puolestaan huolehtii siitä, että valtuutettu tallennetaan järjestelmään manuaalisesti, minkä jälkeen asianomainen valtuutettu voi edustaa kyseistä yhteisöä Kiinteistövaihdannan palvelussa tehtävissä luovutustoimissa, hakemuksissa tai muissa palvelussa tehtävissä toimissa.

Tässä ohjeessa käsitellään tällaisen kirjallisen yleisvaltuutuksen merkitystä sekä valtuutuksen antamiseen ja sisältöön liittyviä vaatimuksia. Lisäksi ohjeessa käsitellään kirjallisen yleisvaltakirjan tallentamiseen liittyvää viranomaismenettelyä. Ohjeeseen liittyvät olennaisesti myös Maanmittauslaitoksen laatimat mallit koskien kirjallisia yleisvaltakirjoja sekä niiden tallentamishakemusta.

2. Kirjallinen yleisvaltakirja antaa valtuutetulle laajat oikeudet

Nyt esillä olevassa valtuutuksessa on nimensä mukaisesti kysymys valtuutetulle annetusta hyvin laajasta kelpoisuudesta. Erityisesti tämä koskee tilannetta, jossa valtuutetulle on pelkän asiakirjojen luonnosteluoikeuden sijasta annettu oikeus hyväksyä asiakirjoja valtuuttajan puolesta (allekirjoitusvaltakirja). Kysymys ei tällöin ole valtuutetulle annetusta pelkästä teknisestä palvelun käyttöoikeudesta. Sen sijaan valtuutus antaa valtuutetulle kelpoisuuden edustaa valtuutuksen antanutta yhteisöä suhteessa kolmansiin osapuoliin kaikissa niissä oikeustoimi- ja hakemustyypeissä, joita Kiinteistövaihdannan palvelussa voi tehdä. Valtuuttajana oleva yhteisö tulee siis lähtökohtaisesti samalla tavalla sidotuksi valtuutetun palvelussa tekemiin oikeustoimiin tai hakemuksiin, kuin jos kyseisen yhteisön lakimääräinen edustaja (nimenkirjoittaja) olisi ne itse tässä asemassa tehnyt. Lakimääräisellä edustajalla tarkoitetaan tässä yhteydessä nimenomaan sellaista henkilöä, jolla on yleinen oikeus edustaa kyseistä yhteisöä ja kirjoittaa sen nimi.

Yleisvaltakirjan saajan kelpoisuus edustaa valtuuttajana olevaa yhteisöä kattaa tällöin mm. seuraavat Kiinteistövaihdannan palvelussa tehtävät oikeustoimet ja hakemukset:

• Valtuuttajana olevan yhteisön omistamien kiinteistöjen luovuttaminen
• Valtuuttajana olevan yhteisön nimissä olevien, lainhuuto- ja kiinnitysrekisteriin kirjattujen vuokraoikeuksien tai muiden vastaavien käyttöoikeuksien siirtäminen (kun siirrettävällä oikeudella on ns. laitostunnus)
• Valtuuttajana olevan yhteisön edustaminen edellä mainittuja kohteita koskevissa luovutustoimissa, kun kyseinen yhteisö on sopimuksessa luovutuksensaajan roolissa
• Edellä mainittujen kohteiden luovuttamista tai hankkimista koskevien esisopimusten tekeminen
• Kiinnitysten hakeminen valtuuttajana olevan yhteisön omistamiin kiinteistöihin tai kiinnityskelpoisiin vuokra- tai muihin käyttöoikeuksiin
• Valtuuttajana olevan yhteisön nimissä olevien sähköisten panttikirjojen siirtäminen
• Luovutuksiin liittyvien vakuuksia koskevien sitoumusten antaminen valtuuttajana olevan yhteisön puolesta

Kiinteistövaihdannan palvelua koskeva yleisvaltuutus antaa valtuutetulle kelpoisuuden edustaa valtuuttajana olevaa yhteisöä edellä luetelluissa toimissa ilman, että valtuutus olisi etukäteen sidottu esimerkiksi johonkin tiettyyn kiinteistöön tai tiettyihin kiinteistöihin. Yleisvaltuutukseen ei liity myöskään mitään rajoitusta koskien esimerkiksi haettavissa olevien kiinnitysten pääomamääriä tai siirrettävissä olevien sähköisten panttikirjojen kohteita tai uusia saajia. Tällaisia rajoituksia ei myöskään voida yleisvaltakirjoihin sisällyttää. Kiinteistövaihdannan palveluun voidaan tallentaa vain sellaisia kirjallisia yleisvaltakirjoja, joihin ei tällaisia ylimääräisiä rajoituksia sisälly. Ainoa rajaus, joka yleisvaltakirjaan voidaan sisällyttää, on seuraava: valtakirjassa voidaan yleisellä tasolla määrätä luovutuskirjakohtainen enimmäishinta, jolla valtuutettu voi valtakirjan antajan kiinteistöjä palvelussa luovuttaa. 

Kun kysymys on yhteisön edustamisesta, erotetaan aina toisaalta se, kenellä tai keillä yhteisön organisaatiossa on oikeus päättää tietyn, yhteisön puolesta tehtävän oikeustoimen tai hakemuksen tekemisestä(toimivalta) ja toisaalta se, kuka tai ketkä saavat ulospäin edustaa yhteisöä tuota oikeustoimea tai hakemusta tehtäessä (kelpoisuus). Yhteisön edustaminen Kiinteistövaihdannan palvelussa edellyttää, että edustajalla on tämä ulkoinen edustamiskelpoisuus eli oikeus kirjoittaa yhteisön nimi. Koska muuta ei edellytetä Kiinteistövaihdannan palvelussa, ei edustajan tekemän oikeustoimen tai hakemuksen suorittamisen onnistuminen palvelussa osoita kolmansille, kuten sopimuskumppaneille tai kirjaamisviranomaiselle, vielä mitään siitä,oliko toimesta päättäminen vaatinut organisaatiossa tietyn toimielimen päätöstä ja jos oli, oliko tällainen toimivaltaisen orgaanin päätös olemassa. Tämä koskee lähtökohtaisesti myös niitä tilanteita, kun yhteisöä on edustettu Kiinteistövaihdannan palvelussa kirjallisesti järjestelmään tallennetun yleisvaltakirjan nojalla.

3. Jako allekirjoitusoikeudet antaviin tai vain luonnosteluoikeudet antaviin kirjallisiin yleisvaltakirjoihin

Kuten edellä on jo tullut ilmi, kirjallisessa yleisvaltakirjassa voidaan antaa valtuutetulle Kiinteistövaihdannan palvelussa tehtävien oikeustoimien tai hakemusten allekirjoitusoikeuksien asemesta ainoastaan oikeus luonnostella näitä koskevia asiakirjoja. Tällainen luonnosteluvaltakirja oikeuttaa valtuutetun laatimaan kaikkiin asiatyyppeihin liittyviä asiakirjoja, sekä luovutuskirjoja, esisopimuksia, hakemuksia ja vakuuksia koskevia sitoumuksia yhteisön puolesta järjestelmässä. Luonnosteluoikeus mahdollistaa sen, että valtuutettu edustaa yhteisöä luovutuksen tai hakemuksen tekemisessä ja niihin liittyvien asiakirjojen laatimisessa niin pitkälle, että ainoastaan lopullinen allekirjoitus oikeustoimeen tai hakemukseen puuttuu. Tämän voisi sitten yhteisön puolesta tehdä esimerkiksi sellainen edustaja, jolle on annettu kirjallinen yleisvaltakirja allekirjoitusoikeuksin.

4. Valtakirjojen ketjutus Kiinteistövaihdannan palvelussa

Kiinteistövaihdannan palvelussa ei voida ketjuttaa valtuutuksia.Tämä perustuu yleisesti siihen lähtökohtaan, että suhde valtuuttajan ja valtuutetun välillä perustuu erityiseen luottamukseen. Valtuutuksen siirtäminen voisi olla mahdollista, jos tällainen oikeus olisi valtakirjassa nimenomaisesti annettu. Sähköisessä ympäristössä ei ole kuitenkaan lähdetty tukemaan tällaista vaihtoehtoa.

Edellä oleva muodostaa myös joitakin rajoituksia yleisvaltakirjan nojalla järjestelmään tallennetun yhteisön edustajan toimintaan.Yleisvaltakirjalla yhteisöä edustava ei voi antaa Kiinteistövaihdannan palvelussa uusia valtakirjoja edustamansa yhteisön puolesta.Toisaalta yleisvaltakirjan nojalla Kiinteistövaihdannan palvelussa toimiva ei voi edustaa valtakirjan antanutta yhteisöä myöskään sellaisessa asiassa, jossa yhteisö itse on valtuutetun roolissa.Yleisvaltakirjan nojalla toimiva valtuutettu ei siis voi ottaa käyttöön edustamalleen yhteisölle palvelussa jonkin toisen tahon toimesta annettua valtakirjaa. Tällaisessa roolissa yhteisöä voi edustaa ainoastaan sellainen yhteisön lakimääräinen nimenkirjoittaja, jonka statuksen yhteisön lakimääräisenä edustajana järjestelmä pystyy tarkastamaan jostakin sähköisestä rekisteristä (esim. kaupparekisteri) tai joka toimii yhteisön puolesta palvelussa erilliseen sopimukseen perustuvan tunnistusrajapinnan kautta.

5. Järjestelmän ylläpitäjän toimesta Kiinteistövaihdannan palveluun tallennettavan yhteisön edustajan kelpoisuuden tulee aina perustua valtuutukseen

5.1. Järjestelmään ei tallenneta lakimääräisiä nimenkirjoittajia

Väärinkäsitysten välttämiseksi on syytä erityisesti korostaa, että järjestelmän ylläpitäjän eli Maanmittauslaitoksen toimesta ei Kiinteistövaihdannan palveluun tallenneta yhteisön edustajina henkilöitä suoraan sillä perusteella, että heillä on oikeus kirjoittaa yhteisön nimi yhteisön lakimääräisinä edustajina. Maakaaren 9 a luvun 1§:n 3 momentti ei tarkoita tällaisten edustajien tallentamista järjestelmään manuaalisesti Maanmittauslaitoksen toimesta.

Tämä tarkoittaa mm. sitä, että Maanmittauslaitos ei järjestelmän ylläpitäjänä edes pyynnöstä tallenna järjestelmään esim. osakeyhtiön, asunto-osakeyhtiön tai osuuskunnan nimenkirjoittajia suoraan kaupparekisteriotteilta. Tällaisten edustajien erikseen tallentamiselle järjestelmään ei pitäisi olla mitään tarvettakaan, sillä näiden edustajien kelpoisuus pystytään sähköisesti tarkastamaan kaupparekisteristä myös järjestelmän toimesta.

Edelleen tämä tarkoittaa, että järjestelmään ei yhteisön edustajina tallenneta nimenkirjoittajia esim. säätiö- tai yhdistysrekisterinotteilta. Järjestelmään ei myöskään tallenneta kuntien edustajina kunnanjohtajaa tai pormestaria tämän asemansa perusteella, vaikkakin juuri (ja vain) heillä on sellainen yleinen oikeus kirjoittaa kunnan nimi, jota Kiinteistövaihdannan palvelussa edellytetään. Tässä luetellut yhteisöt ovat esimerkkejä sellaisista yhteisöistä, joiden nimenkirjoittajia ei toistaiseksi pystytä tarkastamaan myöskään sähköisesti järjestelmän toimesta mistään rekisteristä. Tästä huolimatta näiltäkään osin nimenkirjoittajia ei tallenneta järjestelmään Maanmittauslaitoksen toimesta.

Järjestelmään ei myöskään sen ylläpitäjän toimesta tallenneta esim.yksityisoikeudellisten yhteisöjen, kuten osakeyhtiöiden tai yhdistysten, kunkin ajankohdan mukaisia hallituksen jäseniä, vaikka näillä yhdessä onkin aina oikeus edustaa yhteisöä eli kirjoittaa sen nimi. Siltä osin kuin järjestelmä pystyy tarkastamaan tällaisen yhteisön hallituksenkulloisetkin jäsenet sähköisesti esim. kaupparekisteristä, nämä pystyvät yhdessä edustamaan yhteisöä Kiinteistövaihdannan palvelussa. Jos tällaista tarkastusta ei jonkin yhteisön osalta pystytä sähköisesti tekemään (esim. yhdistykset), yhteisön edustamismahdollisuus Kiinteistövaihdannan palvelussa ei tältä osin aukea sitäkään kautta, että hallituksen jäsenet Maanmittauslaitoksen toimesta tallennettaisiin järjestelmään.

5.2. Järjestelmään tallennettavan edustajan status perustuu valtuutukseen

Sen sijaan järjestelmän ylläpitäjän toimesta järjestelmään tallennetaan manuaalisesti yhteisön edustajina sellaisia henkilöitä,joille edellä kuvatut yhteisön lakimääräiset edustajat eli nimenkirjoittajat ovat antaneet kirjallisen yleisvaltakirjan eli yleisen valtuuden käyttää Kiinteistövaihdannan palvelua yhteisön puolesta.Järjestelmään yhteisön edustajana Maanmittauslaitoksen toimesta tallennettavan henkilön kelpoisuus edustaa kyseistä yhteisöä tulee siiställä tavalla aina perustua valtuutukseen.

Tälle menettelylle on tietenkin syynsä. Järjestelmän tulee nimittäin antaa edustajan toimia Kiinteistövaihdannan palvelussa vain niin kauan, kuin hänen edustamiskelpoisuutensa on voimassa. Tämä tarkoittaa, että edustajan kelpoisuuden voimassaolo tulee tarkastaa aina silloin, kun hän toimii yhteisönsä puolesta palvelussa. Yleisvaltakirjan nojalla toimivan edustajan kelpoisuus jatkuu niin kauan, kunnes valtakirja on asianmukaisesti peruutettu. Käytännössä tämä peruutus edellyttää, että yleisvaltakirjalla valtuutettu tulee poistetuksi myös itse Kiinteistövaihdannan palvelussa valtuutetun asemasta. Jos tällaista palveluun asti kirjattua, järjestelmän tarkastettavissa olevaa peruutusta ei ole tapahtunut, järjestelmä voi luottaa siihen,että yleisvaltuutus on voimassa.

Sen sijaan lakimääräisen nimenkirjoittajan edustamisoikeus päättyy yleensä viimeistään silloin, kun hänet on poistettu asianomaista yhteisöä koskevasta rekisteristä tästä asemasta. Jos tällainen edustaja olisi pelkästään tämän nimenkirjoittajastatuksensa perusteella manuaalisesti tallennettu Kiinteistövaihdannan palveluun yhteisön edustajana, järjestelmä voisi toki lähteä siitä, että edustamiskelpoisuus on ollut voimassa tallentamishetkellä. Sen sijaan edustajan jatkossa toimiessa Kiinteistövaihdannan palvelussa järjestelmä ei pysty varmistumaan siitä, että edustamisoikeus varmuudella edelleen on voimassa siitä huolimatta, että henkilö edelleen olisi tallennettuna järjestelmään kyseisen yhteisön edustajana. Henkilö nimittäin saattaisi olla tallennettuna järjestelmään vielä hyvinkin pitkään sen jälkeen, kun hänet on jo poistettu yhteisöä koskevasta rekisteristä yhteisön nimenkirjoittajana. Ongelma koskee tietysti ennen kaikkea sellaisia yhteisöjä ja niiden edustajia, joita koskien järjestelmä ei pysty sähköisesti asianomaisesta rekisteristä tarkastamaan, onko kyseinen henkilö edelleen nimenkirjoittajan asemassa vai ei. Toisaalta tarve edustajien manuaaliseen tallentamiseen Kiinteistövaihdannan palveluun järjestelmän ylläpitäjän toimesta aktualisoituisikin vain tällaisten yhteisöjen osalta.

6. Kuka voi antaa kirjallisen yleisvaltakirjan yhteisön puolesta?

6.1. Yleisvaltakirjan antajalta edellytetään yhteisön yleistä edustusvaltaa

Yleisvaltakirjan antajalla täytyy luonnollisesti olla vähintään yhtä laaja kelpoisuus edustaa kyseistä yhteisöä kuin on sen kelpoisuuden laajuus, joka valtuutetulle yleisvaltakirjan nojalla tulee. Edellä on jo käsitelty (kappale 2) yleisvaltakirjan saajan kelpoisuuden laajuutta, joka on minkälaista yhteisöä tahansa ajatellen varsin huomattava. Näin laaja kelpoisuus on vain yhteisön lakimääräisillä edustajilla eli henkilöllä, henkilöillä tai toimielimellä, joilla kyseistä yhteisöä koskevan lainsäädännön mukaisesti on oikeus kirjoittaa yhteisön nimi. Yleisvaltakirjan antajalta edellytetään siis pääsääntöisesti yleistä kyseisen yhteisön ulkoista edustamiskelpoisuutta eli oikeutta kaikissa asioissa yhteisön puolesta kirjoittaa yhteisön nimi.

6.2. Lähtökohtainen edustusvalta kuuluu yleensä yhteisön hallitukselle tai vastaavalle toimielimelle

Edellä kuvattu oikeus edustaa yhteisöä määräytyy aina kutakin yhteisöä koskevan lainsäädännön mukaisesti. Usein lähtökohtainen yhteisön edustamisoikeus suhteessa ulospäin on säädetty kuuluvaksi tietylle yhteisön toimielimelle. Tavallisimmin tämä toimielin on yhteisön hallitus tai vastaava (esim. johtokunta). Yleisvaltakirjan voi siis tässä lakimääräisen edustajan ominaisuudessaan antaa esimerkiksi kunnanhallitus, osakeyhtiön hallitus tai yhdistyksen hallitus.Edustamisoikeuttaan kyseiset toimielimet käyttävät noudattaen kussakin tapauksessa säädettyä menettelyä (kuten koollekutsuminen,päätösvaltaisuus jne.). Nämä tulee huomioida myös yleisvaltakirjaa annettaessa. Keskeistä on kuitenkin huomata, että kysymys on nyt nimenomaan valtakirjan antamisesta eli edustamiskelpoinen yhteisön toimielin antaa toiselle oikeuden käyttää tätä edustamisoikeutta yhteisön puolesta Kiinteistövaihdannan palvelussa.

Tämä tarkoittaa mm. sitä, että asiaa ei saa sekoittaa kysymykseen siitä, minkälaista menettelyä noudattaen yhteisön puolesta voidaan antaa yleisiä nimenkirjoitusoikeuksia. Kysymys ei ole uusien nimenkirjoitusoikeuksien myöntämisestä vaan nimenomaan valtuutuksesta. Samalla tämä tarkoittaa, että toiselle annettu edustamisoikeus on voimassa valtuutuksen periaatteiden mukaisesti, kunnes valtuutus peruutetaan. Edelleen tämä tarkoittaa, että silloinkin, kun kirjallisen yleisvaltakirjan antamiseen liittyy tietyn yhteisön edustamiskelpoisen toimielimen päätös, joka on laadittu säädösten ja käytäntöjen mukaisen pöytäkirjan muotoon, tässä on kysymys nimenomaan edustamiskelpoisen toimielimen antamasta valtakirjasta. Koska Kiinteistövaihdannan palvelua varten annettavassa yleisvaltakirjassa pitää olla aina tietyt seikat mainittuna, olisi perusteltua näissäkin tapauksissa käyttää, asianmukaisen pöytäkirjan liitteenä, nimenomaista, asiaa varten Maanmittauslaitoksen toimesta laadittua valtakirjan mallipohjaa tarpeellisin tiedoin täytettynä. Pöytäkirjan liitteenä olevan valtakirjan allekirjoittaisivat toimielimen kokouksessa läsnä olleet, valtuutuksen hyväksyneet jäsenet. Toisaalta ei ole mahdotonta sekään,että pöytäkirjassa nimetään erikseen henkilö tai henkilöt, jotka toimielimen puolesta allekirjoittavat pöytäkirjan (liitteen) mukaisen valtakirjan.

6.3. Yleisvaltakirjan voivat antaa myös yksittäiset nimenkirjoittajastatuksen omaavat henkilöt

Yhteisölainsäädännössä on tavallista, että yhteisön edustamisvaltaa ei ole rajattu ainoastaan tietylle yhteisön toimielimelle. Edustamisoikeus on saatettu jo suoraan lain säännöksin antaa tietyssä asemassa olevalle yhteisön toimihenkilölle tai ainakin on mahdollista, että yhteisön tietty toimielin voi, lain ja esimerkiksi yhtiöjärjestyksensä tai sääntöjensä puitteissa, määrittää, keillä on esimerkiksi yhteisön hallituksen lisäksi oikeus edustaa yhteisöä eli kirjoittaa sen nimi. Yhteisön toimesta erikseen myönnetty edustamisvalta saatetaan tällöin liittää johonkin tiettyyn asemaan tai se saatetaan antaa myös tietyille, nimetyille henkilöille heidän muodollisesta asemastaan riippumatta. Tilanteet vaihtelevat yhteisötyypistä riippuen. Nimenkirjoittajan edustamisoikeus on pääsääntöisesti yhtä laaja kuin yhteisön hallituksen tai vastaavan, lähtökohtaisen edustamisoikeuden omaavan yhteisön toimielimen edustamisoikeus.

Kiinteistövaihdannan palvelun käyttöä koskevan yleisvaltakirjan voi antaa yhteisön puolesta myös tällainen edellisessä kappaleessa tarkoitettu, yleiset oikeudet yhteisön nimen kirjoittamiseen omaava tai saanut nimenkirjoittaja. Jos nimenkirjoittajalla on oikeus edustaa yhteisöä vain yhdessä toisen henkilön kanssa, molempien tulee olla valtakirjan allekirjoittajina.

Esimerkkeinä tällaisista nimenkirjoitusoikeuksista voidaan mainita seuraavat:

• Kunnanjohtajan tai pormestarin oikeus kirjoittaa kunnan nimi (KuntaL 24 § 5 momentti)
• Osakeyhtiön hallituksen jäsenen tai toimitusjohtajan oikeus kirjoittaa yhtiön nimi yhtiöjärjestyksessä olevan määräyksen nojalla (OYL 6:26)
• Osakeyhtiön hallituksen jäsenen, toimitusjohtajan tai muun henkilön oikeus kirjoittaa yhtiön nimi yhtiön hallituksen erikseen antaman nimenkirjoitusoikeuden perusteella edellyttäen, että yhtiöjärjestyksessä on annettu hallitukselle oikeus tällaisia nimenkirjoitusoikeuksia myöntää (OYL 6:26)
• Yhdistyksen hallituksen puheenjohtajan oikeus yksin kirjoittaa yhdistyksen nimi edellyttäen, että säännöissä tätä oikeutta ei ole rajoitettu niin, että hänellä on oikeus kirjoittaa yhdistyksen nimi vain yhdessä toisen henkilön kanssa (YhdL 36 § 1 ja 3 momentti)
• Yhdistyksen hallituksen varapuheenjohtajan oikeus kirjoittaa yhdistyksen nimi yhdessä yhdistyksen hallituksen sihteerin tai yhdessä yhdistyksen hallituksen toisen jäsenen kanssa edellyttäen,että yhdistyksen säännöissä on tällainen nimenkirjoitusoikeus myönnetty(YhdL 36 § 2 momentti)

Yksityisoikeudellisten yhteisöjen osalta nimenkirjoittamiseen oikeutetut ilmenevät asianomaista yhteisöä koskevasta rekisteristä (kuten kaupparekisteristä tai yhdistysrekisteristä). Näissä rekistereissä oleviin edustamisvaltaa koskeviin tietoihin voidaan lähtökohtaisesti luottaa.

Oikeus Kiinteistövaihdannan palvelua tarkoittavan yleisvaltakirjan antamiseen kuuluu tässä kappaleessa 6 mainituille yhteisön edustamisoikeuden omaaville tahoille sekä silloin, kun valtakirja antaa valtuutetulle oikeuden hyväksyä asiakirjoja järjestelmässä yhteisön puolesta (allekirjoitusvaltakirja) että silloin, kun valtuutus antaa vain luonnosteluoikeuden (luonnosteluvaltakirja). Myös jälkimmäisissä tapauksissa edellytetään siis valtakirjan antajalta samaa edustamisvaltaa kuin allekirjoitusvaltakirjan antamisessa.

7. Kuka voi olla kirjallisessa yleisvaltakirjassa osoitettuna valtuutettuna

7.1. Valtuutettuna yksityishenkilö

Valtuutettuna on tavallisesti yksityishenkilö. Tämän osalta edellytetään, että hän on täysi-ikäinen ja täysivaltainen, ts. että hän ei ole edunvalvonnassa. Valtuutetulla tulee olla suomalainen henkilötunnus.

Lähtökohta on, että ketään ei voida tallentaa Kiinteistövaihdannan palveluun toisen edustajaksi ilman omaa suostumustaan. Valtuutetulta tulisi siis olla suostumus siihen, että hänet merkitään yleisvaltakirjan nojalla toisen valtuutetuksi järjestelmään. Tämä suostumus voi tosin tulla esiin siten, että valtuutettu itse pyytää valtuutuksen tallentamista palveluun. Aina näin ei ole, joten on suositeltavaa, että valtuutettu myös allekirjoittaa valtakirjan tai ainakin antaa asiaa koskevan kirjallisen suostumuksen tallentamishakemukseen liitettäväksi.

Jos asiasta kuitenkin käy ilmi, että valtuutetuksi merkitty on valtuuttajana olevan yhteisön toimihenkilö tai joku yhteisön palveluksessa oleva, valtuutetun allekirjoitus valtakirjassa tai erillinen suostumus eivät ole tarpeen.

Ei ole estettä myöskään sille, että valtuutettuna oleva on itsekin valtuuttajana olevan yhteisön lakimääräinen nimenkirjoittaja. Hän ei kuitenkaan voi tällöin allekirjoittaa valtakirjaa valtakirjan antajan eli kyseisen yhteisön edustajana. Tällainen itse itsensä valtuuttaminen edustamaan ko. yhteisöä Kiinteistövaihdannan palvelussa merkitsisi ns. itsekontrahointia. Yhteisön puolesta tällaisen valtakirjan voisi kuitenkin allekirjoittaa joku tai jotkin muut yhteisön nimenkirjoittamiseen oikeutetut tai valtuutuksen voisi antaa yhteisön edustamisvallan omaava toimielin (esim. hallitus). Tällöin on huomattava, että valtuutuksen saanut yhteisön lakimääräinen nimenkirjoittaja toimii Kiinteistövaihdannan palvelussa nimenomaan valtuutettuna eikä nimenkirjoittajastatuksensa nojalla.

Samassa yleisvaltakirjassa voidaan antaa valtuutus usealle henkilölle. Valtuutettujen edustamisoikeuden tulee kuitenkin olla itsenäinen, toisin sanoen valtakirjassa ei voida tehdä esimerkiksi sellaista rajausta, että valtuutetut saavat edustaa valtakirjan antajana olevaa yhteisöä Kiinteistövaihdannan palvelussa vain yhdessä. Tällaiset rajaukset estävät koko valtakirjan tallentamisen palveluun.

7.2. Valtuutettuna yhteisö

Periaatteessa ei ole estettä sille, että valtuutettuna yleisvaltakirjassa olisi myös toinen yhteisö. Tällöin edellytetään, että valtuutettuna oleva taho on sitä koskevaan rekisteriin merkitty, oikeuskelpoinen yhteisö. Kyseisellä valtuutettuna olevalla yhteisöllä tulee olla suomalainen Y-tunnus. Valtuutettuna olevan yhteisön tulee toisaalta olla myös sellainen, että sen edustajat pystytään tunnistamaan sähköisesti Kiinteistövaihdannan palvelussa. Muuten tällaisella valtuutuksella ei olisi Kiinteistövaihdannan palvelussa toimimisen kannalta mitään hyötyä.

8. Kirjallisen yleisvaltakirjan sisältövaatimukset

Valtakirja tulee olla valtakirjan antajan allekirjoittama ja päivätty. Allekirjoittajien nimen oheen tulee merkitä nimenselvennykset sekä se asema, jossa yhteisön puolesta valtakirjan allekirjoittanut toimii. Lisäksi allekirjoitusten yhteydessä tulee mainita edustettavan yhteisön toiminimi. Tapauksittain on myös perusteltua, että myös valtuutettu allekirjoittaa valtakirjan (ks. edellä kappale 7).

Valtakirjasta tulee selvästi ilmetä, että kysymyksessä on maakaaren 9 a luvun 1 §:n 3 momentissa tarkoitettu valtakirja, jolla valtuutetulla annetaan yleinen oikeus käyttää maakaaren tarkoittamia asiointijärjestelmiä eli sähköistä kaupankäyntijärjestelmää ja sähköistä kiinnitysjärjestelmää (= Kiinteistövaihdannan palvelua) valtuuttajana olevan yhteisön puolesta. Nimenomaista viittausta maakaaren asianomaiseen säännökseen (MK 9a:3.1) ei välttämättä edellytetä.

Ainoastaan toiselle annettu yleinen valtuus edustaa valtakirjan antajaa Kiinteistövaihdannan palvelussa voidaan tallentaa Maanmittauslaitoksen toimesta järjestelmään. Valtakirja ei saa sisältää, jäljempänä mainittavaa kauppahintarajausta lukuun ottamatta, mitään rajoituksia sen suhteen, missä erityisissä asioissa tai missä rajoissa valtuutettu saa yhteisön puolesta Kiinteistövaihdannan palvelussa toimia. Valtuutuksen tulee siis tarkoittaa kaikkia kyseisissä sähköisissä asiointijärjestelmissä suoritettavissa olevia toimia. Valtakirjassa ei tarvitse luetella näitä toimia. Tällainen luettelointi muodostaisi helposti esteen valtakirjan (eli valtuutetun) tallentamiselle järjestelmään, jos luettelosta olisi jäänyt pois yksikin Kiinteistövaihdannan palvelussa suoritettavissa oleva oikeustoimi-, sitoumus- tai hakemustyyppi. Valtakirjan tulee antaa valtuutetulle yleinen oikeus myös siinä mielessä, että valtuutuksen tulee koskea sekä sähköistä kaupankäyntijärjestelmää että sähköistä kiinnitysjärjestelmää eli Kiinteistövaihdannan palvelua myös tältäkin osin kokonaisuudessaan. Ainoa rajaus, joka yleisvaltakirjaan voidaan sisällyttää, on seuraava: valtakirjassa voidaan yleisellä tasolla määrätä luovutuskirjakohtainen enimmäishinta, jolla valtuutettu voi valtakirjan antajan kiinteistöjä palvelussa luovuttaa. 

Valtakirjasta tulee nimenomaisesti ilmetä, antaako valtakirja valtuutetulle oikeuden käyttää Kiinteistövaihdannan palvelua valtakirjan antajan puolesta asiakirjoja siellä hyväksyen eli allekirjoittaen (allekirjoitusvaltakirja) vai antaako se valtuutetulle ainoastaan oikeuden asiakirjojen luonnosteluun (luonnosteluvaltakirja).

Valtakirjan antaja eli se yhteisö, jonka puolesta valtuutus on annettu, tulee olla yksilöity asianmukaisesti sekä Y-tunnuksella että yhteisön nimi ilmoittamalla.

Valtuutetun yksilöinti tulee tapahtua henkilötunnuksella tai poikkeuksellisesti, jos valtuutettuna on jokin yhteisö, Y-tunnuksella.

9. Yleisvaltakirjan järjestelmään tallentamista koskeva hakemus ja tallentamista koskeva menettely

9.1. Aluksi

Yleisvaltakirjan osoittaman valtuutetun tallentaminen Kiinteistövaihdannan palveluun kirjallisen valtakirjan antajan edustajaksi on viranomaistehtävä, joka Kiinteistövaihdannan palvelun ylläpitäjänä kuuluu Maanmittauslaitokselle. Kysymyksessä on erityistyyppinen hallintoasia, jonka suorittamisessa noudatetaan soveltuvin osin yleistä hallintomenettelyä koskevaa sääntelyä. Valtuutetun tallentamisesta järjestelmään peritään kulloisenkin hinnaston mukainen maksu (ks. kappale 10.).

9.2. Yleisvaltakirjan tallentamisasia tulee vireille hakemuksella

Yleisvaltakirjan tallentamista koskeva asia saadaan vireille toimittamalla asiaa koskeva kirjallinen hakemus Maanmittauslaitokselle. Hakemus ja yleisvaltakirja tulee toimittaa osoitteeseen:

kirjaamo@maanmittauslaitos.fi

tai

Maanmittauslaitos
Kirjaamo
PL 84
00521 Helsinki

9.3. Yleisvaltakirjan tallentamishakemuksen sisältö ja liitteet

9.3.1. Hakemuksen sisältö

Hakemuksesta tulee ilmetä hakijan vaatimukset ja niiden perusteet. Vaatimusten osalta tarkoitetaan käytännössä, että hakemuksessa pyydetään kirjallisen yleisvaltakirjan (siinä ilmoitetun valtuutetun) tallentamista Kiinteistövaihdannan palveluun valtakirjan antaneen yhteisön edustajaksi. Hakemuksen perusteiden osalta voidaan yksinkertaisesti viitata hakemuksen liitteenä olevaan kirjalliseen yleisvaltakirjaan.

Hakemuksesta tulee ilmetä hakijan nimi ja yhteystiedot. Hakijana voi olla joko valtakirjan antaja tai valtuutettu.

Myös muun kuin hakijana toimivan asianosaisen nimi ja yhteystiedot on merkittävä hakemukseen. Asianosaisia ovat aina sekä valtakirjan antaja että valtuutettu. Esimerkiksi jos hakijana toimii valtakirjan antaja, hakemuksessa on mainittava valtuutetun nimi ja yhteystiedot. Samoin jos hakijana toimii valtuutettu, myös valtakirjan antajan nimi ja yhteystiedot on merkittävä hakemukseen. Tapauksittain yhteystiedot voivat olla samatkin, jos esimerkiksi valtuutettu on valtakirjanantajana olevan yhteisön palveluksessa. Tällöin on mainittava, että yhteystiedot ovat molemmilla samat.

Mikäli hakijaa edustaa asiassa asiamies, hakemuksesta tulee ilmetä myös tämän nimi ja yhteystiedot.

Yhteystietoina edellytetään vähintään osoitetietoja sekä puhelinnumeroa, josta hakijan tai asiamiehen tavoittaa virka-aikana. Toivottavaa olisi, että hakemuksessa olisi myös hakijan ja mahdollisen asiamiehen sähköiset yhteystiedot (sähköpostiosoite).

Hakemuksen allekirjoittaa hakija tai hakijan asiamies.

Suositeltavaa on, että tallentamishakemuksena käytetään Maanmittauslaitoksen tätä tarkoitusta varten laatimaa hakemuslomaketta.

9.3.2. Hakemuksen liitteet

Hakemukseen tulee aina liittää kirjallinen yleisvaltakirja.

Mikäli hakijaa edustaa asiamies, hakemukseen tulee liittää selvitys asiamiehen valtuutuksesta. Avoin asianajovaltakirja on tältä osin riittävä. Asianajajan tai julkisen oikeusavustajan ei pääsääntöisesti tarvitse esittää valtakirjaa.

Edustajan eli valtuutetun tallentaminen Kiinteistövaihdannan palveluun edellyttää, että kirjallisen yleisvaltakirjan on yhteisön puolesta antanut siihen oikeutettu eli edustamiskelpoinen henkilö tai toimielin. Tämän selvittämiseksi hakemukseen on liitettävä tarvittavat asiakirjat, jotka luonnollisesti vaihtelevat aina kysymyksessä olevan tilanteen mukaan. Jos valtakirjan on antanut yhteisön yksittäinen nimenkirjoittaja (yksin tai yhdessä toisen kanssa) ja jos tämän nimenkirjoitusoikeudet ilmenevät sellaisesta rekisteristä, johon Maanmittauslaitoksella on käyttöyhteys, tältä osin ei hakemukseen tarvitse liittää erityistä selvitystä. Jos valtakirjan antajan tai antajien nimenkirjoitusoikeudet eivät ilmene näistä rekistereistä, hakemukseen on liitettävä selvitys, joka osoittaa valtakirjan antajien edustamiskelpoisuuden.

Maanmittauslaitoksen käytettävissä ovat seuraavat yhteisöjä koskevat rekisterit:

• Kaupparekisteri
• Yhdistysrekisteri (ei säännöt)
• Säätiörekisteri (ei säännöt)

Jos valtakirjan antaminen perustuu yhteisön edustamisvallan omaavan toimielimen päätökseen, tulee alkuperäisen yleisvaltakirjan lisäksi myös kyseinen päätöspöytäkirja tai sen ote liittää hakemukseen. Pöytäkirjasta tai sen otteesta tulee ilmetä, että toimielin oli laillisesti koolle kutsuttu ja päätösvaltainen. Pöytäkirjasta tai sen otteesta tulee ilmetä, että se on pöytäkirjan tarkastajien hyväksymä. Oikeaksi todistettu jäljennös pöytäkirjasta tai sen otteesta riittää.

Kun valtuutettu on antanut erillisen kirjallisen suostumuksensa siihen, että hänet voidaan merkitä yleisvaltakirjaan ja Kiinteistövaihdannan palveluun valtakirjan antajan edustajaksi, myös tämä suostumus tulisi liittää hakemukseen alkuperäisenä tai oikeaksi todistettuna jäljennöksenä. Tilanteesta riippuen saatetaan myös muita liitteitä tarvita. Näitä pyydetään tarvittaessa hakijalta erikseen.

9.4. Kuka voi olla yleisvaltakirjan tallentamisasiassa hakijana?

Edellä on jo todettu, että yleisvaltakirjan tallentamista (elivaltuutetun tallentamista) Kiinteistövaihdannan palveluun voi pyytää joko valtakirjan antaja tai valtuutettu.

Kun hakijana on valtakirjan antanut yhteisö, hakemuksen allekirjoittajan tulee pääsääntöisesti olla yhteisöä edustamaan oikeutettu nimenkirjoittaja. Jos yhteisöä edustaa asiassa asiamies, tämän valtakirjan tulee vastaavasti olla yhteisön nimenkirjoittajan antama.

Tapauksittain voidaan hyväksyä myös se, että muu kuin nimenkirjoittaja allekirjoittaa tallentamishakemuksen, jos hän on valtakirjan antaneen yhteisön palveluksessa oleva henkilö, jonka tehtäviin asian voidaan katsoa kuuluvan (esim. toimitusjohtaja). Kysymys on siis tältä osin jo olemassa olevan, asianmukaisesti annetun valtuutuksen toimittamisesta järjestelmän ylläpitäjälle tallentamista koskevin pyynnöin eikä varsinaisen valtuutuksen antamisesta. Tämän pitää aina tapahtua edustamisvallan omaan toimielimen tai nimenkirjoittajan toimesta.

Jos valtuutettu on poikkeuksellisesti yhteisö, myös silloin, kun hakijana toimii tämä valtuutettu, edellytetään hakemuksen allekirjoittajalta pääsääntöisesti nimenkirjoittajastatusta.

9.5. Tallentamishakemuksen täydentäminen ja kuuleminen

Mikäli tallentamishakemus on liitteiden osalta tai muuten puutteellinen, hakijalle voidaan antaa täydennyskehotus.Täydennyskehotukseen sisällytetään määräaika, jota on noudatettava. Täydennyksen laiminlyönti määräajassa voi johtaa hakemuksen tutkimatta jättämiseen tai hylkäämiseen. Myös tutkimatta jätetystä tai hylätystä hakemuksesta peritään normaali maksu.

Yleisvaltakirjan tallentamisasiaa käsiteltäessä voidaan kuulla myös muuta asianosaista kuin hakijaa (eli joko valtakirjan antajaa tai valtuutettua riippuen siitä, kumpi toimii hakijana). Kuuleminen voidaan tapauksittain jättää suorittamatta esim. silloin, jos se olisi asiassa ilmeisen tarpeetonta.

9.6. Yleisvaltakirjan tallentamisasiassa tehtävä ratkaisu ja valtuutetun tallentaminen Kiinteistövaihdannan palveluun

Maanmittauslaitos tekee kussakin yleisvaltakirjan tallentamisasiassa ensin tallentamista koskevan päätöksen. Vasta tämän jälkeen yleisvaltakirjan osoittama valtuutettu tallennetaan Kiinteistövaihdannan palveluun. Tallentaminen tehdään luonnollisesti vain siinä tapauksessa, että päätös on hakijalle myönteinen eli että tallentamispyyntöön suostutaan. Mikäli tallentamishakemus tai sen liitteet ovat puutteellisia tai tallentamiselle on jokin muu perusteltu este, tallentamishakemus hylätään tai jätetään tutkimatta. Sekä myönteisten että kielteisten ratkaisujen osalta asiassa annetaan aina myös kirjallinen päätös. Kielteiseen päätökseen liitetään valitusosoitus.

Valtuutettu voi luonnollisesti toimia valtakirjan antajan puolesta Kiinteistövaihdannan palvelussa vasta, kun hänet on tallennettu palveluun järjestelmän ylläpitäjän toimesta.

10. Kirjallisen yleisvaltakirjan tallentamisasiassa perittävä maksu

Kirjallisen yleisvaltakirjan tallentamispäätöksestä peritään hinnastonmukainen maksu. Yleisvaltuutuksen poistamisesta ei peritä maksua. Maksun suuruus tulee tarkastaa aina voimassa olevasta hinnastosta > Kiinteistövaihdannan palvelu.

11. Kirjallisen yleisvaltakirjan voimassaolo ja peruuttaminen 

11.1. Yleistä Kiinteistövaihdannan palvelua koskevan kirjallisen yleisvaltuutuksen voimassaolosta ja peruuttamisesta

Kuten tässä ohjeistuksessa on korostettu, kirjallisen yleisvaltakirjan nojalla Kiinteistövaihdannan palveluun tallennetun yhteisön edustajan edustamiskelpoisuus nojaa nimenomaan tähän kirjalliseen valtuutukseen eikä muuhun perusteeseen. Tällaisen valtuutuksen voimassaolo ja peruuttaminen noudattavat siten myös yleisiä, näitä kysymyksiä koskevia oikeusohjeita.

Valtuutus on voimassa, kunnes se on peruutettu. Valtuutus voidaan milloin tahansa peruuttaa. Keskeistä on, miten peruuttamisen on kussakin tilanteessa tapahduttava.

Valtuutuksen peruuttamista koskevat yleiset säännökset sisältyvät oikeustoimilakiin (OikTL 12 - 18 §:t). Nyt esillä oleva kirjallinen valtuutus, joka liittyy uuteen sähköiseen toimintaympäristöön ja jossa itse valtuutuksen voimaansaattamisprosessissa on mukana valtuuttajan ja valtuutetun lisäksi kolmantena tahona Maanmittauslaitos viranomaisroolissa, muodostaa myös valtuutuksen peruuttamisen näkökulmasta tietyllä tavalla aivan uudenlaisen soveltamistilanteen.Oikeustoimilakiin sisältyvät valtuutuksen peruuttamista koskevat yleiset säännökset eivät nyt välttämättä yksiselitteisesti anna vastausta kysymykseen, miten tällainen valtuutus on peruutettava ja missä vaiheessa valtuutuksen voimassaolo päättyy.

Lähimpänä näitä tilanteita ajatellen näyttäisi olevan oikeustoimilain 15 §:ään sisältyvä valtuutuksen peruuttamissäännös. Säännöksen mukaan sellainen valtuutus, joka perustuu kirjalliseen valtakirjaan, joka on annettu valtuutetulle hänen hallussaan pidettäväksi ja kolmannelle henkilölle esitettäväksi, perutetaan ottamalla tämä valtakirja takaisin tai hävityttämällä valtakirja (OikTL 15 §). Kiinteistövaihdannan palvelussa toimimista varten annettu kirjallinen valtakirja annetaan tavallaan valtuutetun sijasta sähköiselle tietojärjestelmälle sen ”hallussa pidettäväksi”. Valtakirja annetaan myös ennen kaikkea tälle tietojärjestelmälle ”esitettäväksi” eikä niinkään kolmannelle esitettäväksi, sillä joka kerta, kun valtuutettu toimii valtuutuksen perusteella Kiinteistövaihdannan palvelussa, järjestelmä tarkastaa sähköisesti valtuutuksen olemassa olon kolmannen tahon puolesta. Niin kauan, kuin valtuutus on sähköisesti tallennettuna Kiinteistövaihdannan palveluun, tilanne vastaa kirjallisessa ympäristössä toimittaessa sitä, että valtakirja on valtuutetun hallussa ja esitettävissä kolmannelle. Tällöin voitaisiin hyvinkin perustella tulkintaa, että Kiinteistövaihdannan palvelun käyttöä koskeva, kirjalliseen valtakirjaan perustuva yleinen valtuutus katsotaan peruutetuksi vasta,kun tuon valtakirjan nojalla palveluun järjestelmän ylläpitäjän toimesta tallennettu valtuutus on palvelusta poistettu.

11.2. Menettely järjestelmän ylläpitäjän toimesta Kiinteistövaihdannan palveluun tallennettua yleisvaltuutusta peruutettaessa

Järjestelmään kirjallisen yleisvaltakirjan perusteella tallennettu valtuutus on siis voimassa niin kauan, kunnes kyseisen valtuutuksen voimassaolo on merkitty palvelussa saakka päättyneeksi. Tällöin nousee esiin kysymys, miten ja minkälaista menettelyä noudattaen tämä saadaan aikaan.

Jos kysymyksessä on sellainen yhteisö, jonka lakimääräinen edustaja eli nimenkirjoittaja pystytään tunnistamaan sähköisesti Kiinteistövaihdannan palvelussa, voidaan tällaisen yhteisön antama kirjallinen yleisvaltakirja peruuttaa myös sähköisesti palvelussa. Menettely on tällöin varsin yksinkertaista. Yhteisön nimenkirjoittaja kirjautuu järjestelmään normaaliin tapaan ja peruuttaa siellä kyseisen yleisvaltakirjan. Peruutus astuu voimaan välittömästi.

Usein kysymys on kuitenkin yhteisöstä, jonka nimenkirjoittajia ei pystytä tunnistamaan sähköisesti palvelussa. Kuten edellä on  todettu, tällaisten kirjallisten yleisvaltakirjojen ja niiden perusteella Kiinteistövaihdannan palveluun tallennettujen edustajien keskeinen käyttöalue ovat juuri sellaiset yhteisöt, joiden edustajien sähköinen tunnistaminen suoraan palvelussa ei ainakaan vielä nykyisin onnistu (kuten kunnat, yhdistykset, säätiöt jne.). Miten nämä yhteisöt pystyvät peruuttamaan kerran annetun, Kiinteistövaihdannan palvelun käyttöä koskevan yleisvaltakirjan eli miten nämä pystyvät poistamaan kirjalliseen yleisvaltakirjaan perustuvan valtuutuksen palvelusta?

Asiaa koskeva menettely noudattaa vastaavia lähtökohtia kuin se hallintomenettely, jota noudattaen yleisvaltakirjaan perustuva valtuutetun tallentaminen järjestelmään tehdään. Menettely tapahtuu ikään kuin käänteisessä järjestyksessä. Kirjallisen valtakirjan nojalla Kiinteistövaihdannan palveluun tallennettu valtuutus siis poistetaan palvelusta järjestelmän ylläpitäjän eli Maanmittauslaitoksen toimesta sille toimitetun kirjallisen poistamispyynnön perusteella. Poistamista koskevat edellytykset ovat lievemmät kuin valtuutuksen tallentamista koskevat edellytykset. Niinpä itse menettelykin poistamispyyntöä käsiteltäessä ja poistamista koskevan ratkaisun tekemisessä voivat olla kevyempiä kuin valtuutetun tallentamista tehtäessä.

Poistamispyynnön voi toimittaa joko postitse edellämainittuun osoitteeseen tai sähköisesti seuraavaan osoitteeseen:

kirjaamo@maanmittauslaitos.fi

Koska kysymys on valtuutuksen peruuttamisesta, on perusteltua, että poistamispyynnön tekijänä on nimenomaan valtakirjan antaja. Valtuuttajana olevan yhteisön puolesta poistamispyynnön voi allekirjoittaa yhteisön lakimääräinen edustaja eli nimenkirjoittaja. Poistamisasiastakin annetaan erillinen päätös. Valtuutuksen poistaminen Kiinteistövaihdannan palvelusta pyritään tekemään kuitenkin varsin nopeasti poistamispyynnön saapumisen jälkeen. Poistamisasiassa ei kuulla erikseen valtuutettua.

Poistamispyynnöstä on selvästi käytävä ilmi, että asia koskee kyseisen yhteisön antaman kirjallisen valtakirjan nojalla Kiinteistövaihdannan palveluun tallennetun valtuutuksen poistamista palvelusta. Lisäksi poistamispyynnössä on tarkasti ilmoitettava seuraavat tiedot:

• Hakijan eli poistamispyynnön tekijän (valtakirjan antanut yhteisö) nimi, Y-tunnus ja yhteystiedot (mielellään myös sähköpostiosoite)
• Poistamisen kohteena olevan valtuutetun nimi, henkilötunnus (tai Y-tunnus) sekä valtuutetun yhteystiedot (valtuutettua ei erikseen kuulla, mutta hänelle lähetetään tieto valtuutuksen poistamisesta palvelusta)
• Poistamispyynnön allekirjoittajan nimi, nimenselvennys sekä asema yhteisössä
• Tarvittaessa on lisäksi esitettävä selvitys siitä, että poistamispyynnön allekirjoittajalla on oikeus edustaa asiassa valtakirjan antanutta yhteisöä