Kaupan yhteydessä ostajalle annetut, kauppaa koskevat asiakirjat luetellaan tavanomaisesti kauppakirjassa. Asiakirjoja voivat olla esim.:
Usein tässä ehdossa mainitaan, että ostajat ovat tutustuneet kulloinkin mainittuihin asiakirjoihin ja kuittaavat ne vastaanotetuiksi kauppakirjan hyväksynnällään.
Ehtomuotoilu voi olla esim. seuraava:
Ostajat ovat tutustuneet seuraaviin luovutuksen kohdetta koskeviin asiakirjoihin:
Ostajat kuittaavat edellä mainitut asiakirjat vastaanotetuiksi hyväksyessään omalta osaltaan kauppakirjan sähköisessä kaupankäyntijärjestelmässä.
Asiakirjojen säilyttämisen osalta tulee huomata seuraavaa:
Sähköinen kauppakirja, siihen liittyvät järjestelmässä laaditut muut asiakirjat (kuten valtakirjat, sähköisesti järjestelmästä annettu puolison suostumus, kauppaan liittyvät järjestelmässä laaditut pantin haltijan sitoumukset) sekä kauppakirjaan järjestelmän ulkopuolelta liitetyt sähköiset liiteasiakirjat siirretään kaupan synnyttyä kirjaamisviranomaiselle. Järjestelmässä laaditut sähköiset asiakirjat arkistoidaan pysyvästi sähköiseen kirjaamisarkistoon. Liiteasiakirjoista arkistoidaan sähköiseen kirjaamisarkistoon vain ne asiakirjat, jotka on otettu kirjaamisratkaisun (lainhuudon tai vuokraoikeuden siirron kirjaamisen) perusteasiakirjoiksi. Muita sähköisiä liiteasiakirjoja ei säilytetä viranomaisen toimesta.
Kaupan osapuolten on itse huolehdittava sähköiseen kauppakirjaan järjestelmän ulkopuolta liitettyjen sähköisten liiteasiakirjojen säilyttämisestä. Kauppakirjassa edellä mainituin tavoin luettellut, kauppakirjan liitteeksi otetut ja vastaanotetuiksi kuitatut liiteasiakirjat ovat tärkeitä sopimusosapuolten asemaan ja sopimuksen tulkintaan vaikuttavia asiakirjoja, jotka sekä myyjä- että ostajapuolen on tarpeellista säilyttää huolellisesti. Itse sähköisessä kaupankäyntijärjestelmässä asiakirjoja säilytetään ainoastaan määrätyn ajan kaupan syntymisestä lukien.
Kun kauppa on syntynyt, lainhuutohakemuksen vireille tulosta lähetetään automaattisesti tieto kaupan osapuolille sekä kaikille niille, jotka osapuolet ovat merkinneet tätä varten kauppakirjaan edellyttäen, että näiden osalta on annettu myös sähköinen yhteystieto (sähköpostiosoite). Tähän ilmoitukseen liitetään lopullista kauppakirjaa koskeva kauppakirjan sähköinen jäljennös sähköisine liitteineen. Tätä kautta kaupan osapuolet saavat kauppaan liittyvän asiakirjakokonaisuuden käyttöönsä ja voivat arkistoida sen itselleen sekä sähköisesti tai halutessaan paperitulosteina.